Fem feil med befaringsskjemaet og hvordan du unngår dem
Henrik Solberg
5 min lesetid
Et skjema hjelper bare hvis det fylles ut likt hver gang. Her går jeg gjennom feilene jeg oftest ser når kursdeltakere bruker sjekkliste og befaringsskjema, og hva du gjør i stedet.
Skjemaet fylles ut etterpå, ikke på stedet
Den vanligste feilen er at skjemaet ligger igjen i bilen, og at du fyller det ut hjemme på kvelden. Da er det hukommelsen som skriver, og hukommelsen er pen mot steder. Du husker det store vinduet og glemmer at det sto en kjølemaskin som durte bak veggen.
Ta skjemaet med inn i rommet og fyll det ut mens du går. Start ved inngangen, slik kameraet og utstyret kommer til å gjøre, og arbeid deg innover. Skriv korte notater, ikke vurderinger: «dør til trapperom, smeller igjen» er mer nyttig enn «litt bråkete».
Det tar kanskje tjue minutter ekstra på stedet, men du sparer det mange ganger igjen når du skal bestemme deg. Et skjema som er fylt ut i rommet, gir deg også noe å vise til hvis du må ringe eieren og spørre om noe du overså.
- Ta med skjema og penn inn i rommet
- Gå i samme rekkefølge som utstyret skal bæres
- Skriv observasjoner, ikke magefølelse
Ulike spørsmål på ulike steder
Mange lager et nytt skjema for hvert sted, eller hopper over rubrikker som virker uinteressante akkurat der. Resultatet er at to steder ikke lar seg sammenligne. Det ene har notert strømuttak, det andre har ikke, og du vet ikke om det mangler uttak eller bare notater.
Bruk det samme skjemaet hver gang, og skriv «ikke sjekket» eller «ikke aktuelt» i stedet for å la feltet stå tomt. Et tomt felt kan bety tre ting, og du vil ikke gjette på hvilken om tre uker.
Det samme gjelder rekkefølgen. Når du alltid starter med adkomst og slutter med tillatelser, blir det lettere å legge to utfylte skjemaer ved siden av hverandre og se hvor forskjellene faktisk ligger.
Alt veier like tungt
En sjekkliste gir inntrykk av at alle punkter er like viktige. Det er de ikke. Et rom med vakkert lys, men ingen mulighet for å stenge av en sterkt trafikkert vei utenfor, kan være dårligere enn et litt flatere rom i en stille bakgård.
Før du drar, bestem hvilke to eller tre forhold som er avgjørende for akkurat denne innspillingen. For et intervju er det ofte lyd og strøm. For en produktvideo kan det være kontrollerbart lys. Marker disse øverst på skjemaet.
Når du sammenligner steder, se først på de avgjørende punktene. Hvis et sted faller igjennom der, spiller det ingen rolle hvor mange grønne haker det har ellers. Resten brukes til å velge mellom steder som allerede er gode nok.
- Velg to eller tre avgjørende forhold på forhånd
- Se på dem først når du sammenligner
Tillatelser avklares muntlig og glemmes
Skjemaet har en rubrikk for tillatelser, og den fylles ofte ut med «ok, snakket med vaktmesteren». Problemet er at vaktmesteren ikke alltid er den som bestemmer, og at muntlige avtaler endrer seg før innspillingsdagen.
Skriv ned hvem du snakket med, hvilken rolle personen har, og hva som ble sagt om tidspunkt, bruk av strøm, parkering og eventuelle andre som er til stede. Be om en kort bekreftelse på e-post når det er mulig, selv om det bare er to linjer.
Dette er ikke byråkrati for byråkratiets skyld. Det er den enkleste måten å unngå at du står utenfor en låst dør med utstyr i hendene, eller blir bedt om å flytte deg midt i et opptak.
Bilder uten sammenheng med notatene
Mange tar mange bilder og lagrer dem i én mappe uten navn. Tre uker senere ser du på fotografi nummer 214 og vet ikke om det er rommet med trappen eller rommet med den lave himlingen.
Knytt bildene til skjemaet. Ta ett oversiktsbilde fra inngangen, ett fra hvert hjørne, og et nærbilde av alt som kan skape problemer: uttak, vindu, ventilasjon, dør. Gi mappen stedets navn og dato, og skriv bildenummer i skjemaet ved de punktene det gjelder.
Husk også å ta bilde med omtrent den brennvidden du skal filme med. Et vidvinkelbilde får små rom til å se romslige ut, og du får en ubehagelig overraskelse på innspillingsdagen.
- Ett oversiktsbilde fra inngangen
- Nærbilde av uttak, vindu og ventilasjon
- Bildenummer skrives i skjemaet
Skjemaet ses aldri på igjen etter valget
Den siste feilen er at skjemaet har tjent sitt når du har valgt sted. Men det er også en pakkeliste og en minneliste for innspillingsdagen. Der står det hvor strømmen er, hvilken inngang som gjelder og hva eieren sa.
Skriv ut det utfylte skjemaet, eller ha det lett tilgjengelig på telefonen, og gå gjennom det kvelden før. Mange problemer på innspillingsdagen er ting du faktisk skrev ned og så glemte.
Etter dagen kan du ta to minutter og notere hva skjemaet ikke fanget opp. Slik blir det litt bedre til neste gang.
Et befaringsskjema er et verktøy for sammenligning, ikke en formalitet. Fyll det ut på stedet, bruk det likt hver gang, vekt det du faktisk trenger, dokumenter tillatelser skriftlig, knytt bildene til notatene og bruk det igjen på innspillingsdagen. Gjør du disse fem tingene, har du allerede unngått det meste som går galt.